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Une des plus grandes difficultés à la migration vers les nouvelles versions de Planning Analytics est la gestion des workflows.
Auparavant développés et gérés avec Performance Modeler, utilisés avec l’application web (pmpsvc), les workflows ont dû faire peau neuve... Car ces outils n’existent plus officiellement. Peau neuve donc, car IBM n’offre pas d’outils de migration de l’ancien vers le moderne.
Au travers d’un exemple qui se veut très simple, nous allons découvrir les différentes facettes de cette nouvelle gestion des workflows.
A/ Exposé liminaire du cas de figure d’exemple
Une chaine nationale de magasins désire un workflow pour la saisie du budget de chacun de ses magasins. Chaque responsable de Magasin va alors saisir son budget, puis va le soumettre à son responsable de région qui pourra accepter ou refuser, puis le président validera (ou refusera) en dernier recours.
B/ Éléments d’organisation et de saisie
Les dimensions
Le cube
L’organisation de la société
C/ Écrans de saisie et de reporting / contrôle
(cf notre article Planning Analytics Workspace - Web Dashboarding
Saisie budget
Vérification de la saisie
D1 / Création de notre Workflow "Budget"
Une première étape consiste à créer notre "plan", puis à adapter la base de données TM1 à :
- Des processus spéciaux
- La désignation d’une dimension de responsabilité
- Choix de la base de données portant la délégation de responsabilité
D2/ Création de Tâches
Nous allons créer les tâches suivante (avec des contraintes) :
- Tache générale de début (classique)
- Tache de saisie des magasins Region1 (délégation de responsabilité)
- Tache de saisie des magasins Region2 (délégation de responsabilité)
- Tache de fin (classique)
La tâche de saisie (avec délégation de responsabilité)
Nous créons une tâche "début" et une tâche "fin" aux fins de voir le schéma global de dépendance entre les tâches.
E/ Notre Workflow (Plan) est alors disponible
Notre Workflow (Plan) est alors disponible
E1 / Démarrage par le président
Lorsque le président se connecte et ouvre le plan, il peut alors soumettre et donc "entériner" le lancement :
E2 / Les responsables de magasins font leur saisie
Connectons-nous maintenant en tant que RespMagasin11 (Il saisit et il soumet)
Puis, connexion en tant que RespMagasin12, saisie et soumission
=> En synthèse …..
E3/ Les Responsables de Région contrôlent
Puis le ChefRegion1 se connecte et visualise puis approuve la saisie de ses ouailles.
Si le Président se connecte à nouveau, il a le choix d' "Approuver" ou de "Rejeter" la saisie de la Region1, et uniquement cela.
Après soumission :
Il nous resterait ensuite à « finir » notre workflow ……
F/ La sécurité en cours de workflow
On aurait pu s’attendre à ce que, une fois soumis, un périmètre ne soit plus accessible en écriture par notre contributeur, ce n’est pas le cas !
Il faudrait construire soi-même la gestion des cubes }SecurityOverlay, telle qu’elle était effectuée dans la "vieille" version 2.0 !
Lorsque nous effectuons des actions (prise de possession, soumission, approbation, rejets...) des processus sont automatiquement exécutés par TM1 ( un processus {Plans_xxxx )
Pour l’heure, ces processus ne font que mettre à jour le cube }Plans_xxxx_State
Il faudrait modifier ces processus ou ajouter les nôtres propres, inspirés des "vieux workflow" tels que :
}tp_workflow_submit_node
}tp_workflow_change_node_state
}tp_workflow_leave_node
Etc ….
Afin de créer et renseigner des cubes de sécurité d’overlay.
}SecurityOvrlayGlobal_NomDuCube
}CellSecurity_}tp_application_permission}xxxxx
Heureusement, il est possible de paramétrer l’exécution de processus lors de la définition des tâches. Ces processus "personnalisés" s’exécuteront après les processus standards.
G/ En synthèse
IBM a souhaité "tuer" Les "anciennes fonctionnalités" telles que TM1Application, PerformanceModeler et le workflow ; certainement pour des raisons de modernités et de facilitation pour les utilisateurs métiers.
Pour autant, son remplacement dans le workspace n’est pas encore à la hauteur de nos attentes et de nos habitudes.
1. Pas de sécurité adossée à l’état d’avancement du workflow
(cube d’overlay, règles de sécurité, processus adaptés)
2. Pas de possibilité de charger par fichier la définition des droits (imaginez 500 magasins dans 10 régions et saisissez manuellement, pour chaque magasin et chaque région ses groupes contributeurs et ses groupes approbateurs)
(avec les vieux outils)
3. Pas de vision "arborescente" permettant de voir d’un coup d’œil l’état d’avancement de chacune des délégations de responsabilité
(Avec les vieux outils)
(Avec le workspace)
4. Aucun outil de migration de l’ancien vers le nouveau : Il vous faut tout redévelopper !
Et, pour ne rien gâcher, insistons sur l’obligation d’avoir son navigateur en langue "américaine" pour que cette étude de cas fonctionne !
Documentation IBM
La documentation détaillée de cette fonctionnalité Workflow est disponible sur : Plans - Documentation IBM
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