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Dans le cadre de l'optimisation de nos processus de vente et de la réduction des délais de décision, cet article présente l'architecture d'un workflow automatisé dédié à la qualification et à l'approbation des demandes de remises commerciales.
Afin d'allier agilité et maîtrise des coûts, cette solution repose sur l'orchestration d'outils Low-Code (n8n) et le détournement d'infrastructures existantes (passerelle SMS sur terminal mobile dédié).
Ce système permet aux commerciaux de formuler une demande instantanément sur le terrain, et offre au Directeur Commercial une interface de validation asynchrone, fluide et centralisée.
Logique d'architecture
Le workflow est conçu comme une boucle de rétroaction (feedback loop) automatisée, articulée autour de quatre grandes étapes : la réception, la qualification, la décision et la notification.
1/ Ingestion et Capture (Entrée)
- Déclencheur (Trigger) : Le commercial envoie un SMS structuré contenant les détails de la remise depuis son mobile.
- Passerelle (Gateway) : Un smartphone dédié, configuré comme passerelle SMS (SMS Gateway), reçoit le message et le transfère instantanément via un Webhook vers notre instance n8n.
2/ Traitement et Attente Asynchrone (Orchestration)
- AI Agent (Cœur logique) : C’est le cœur du travail. Cet agent va pouvoir interroger des données de facturation / commercial pour récupérer un maximum de données afin de pouvoir réaliser une qualification cohérente de la demande envoyée par le commercial.
- Noeud Send And Wait : Un email contenant un lien unique vers un formulaire n8n est généré et envoyé automatiquement au Directeur Commercial. Le workflow entre alors en état de "Waiting" pour ne pas consommer de ressources inutilement.
3/ Prise de Décision (Interface)
Formulaire de validation : Le Directeur Commercial clique sur le lien (accessible sur mobile ou PC) et accède à un formulaire épuré lui permettant d'approuver, de refuser ou de modifier la remise demandée.
4/ Notification et Clôture (Sortie)
- Reprise du Workflow : Dès la soumission du formulaire, n8n reprend son exécution.
- Notification SMS : Le système renvoie l'instruction à la passerelle SMS, qui notifie immédiatement le commercial du statut de sa demande (Approuvée / Refusée) avec les commentaires éventuels.
Conclusion
Cette architecture démontre qu'il est possible de moderniser un processus métier critique sans engager de lourds investissements logiciels. En transformant un ancien smartphone en passerelle SMS et en exploitant la puissance du nœud "Send and Wait" de n8n, nous avons mis en place une solution :
- Efficiente : Le Directeur Commercial valide les demandes en un clic, sans polluer son flux de travail. Il n’a pas non plus besoin de faire des recherches sur le client en question : l’agent le fait pour lui.
- Accessible : Les commerciaux n'ont pas besoin d'une application lourde ou d'un accès CRM complexe sur le terrain ; un simple SMS suffit.
- Économique : Utilisation d'infrastructures matérielles recyclées et d'outils open-source/low-code.
Ce modèle de micro-automatisation a vocation à être décliné sur d'autres processus d'approbation internes nécessitant une forte réactivité.
Démonstration
J’envoie un sms à mon directeur commercial :
“Hello boss, j’ai un devis pour Next Decision. J’aimerais leur faire 15% de remise. Est-ce ok pour toi?”
Le SMS reçu déclenche un call API (webhook) qui déclenche le workflow n8n.
Quelques instants plus tard, le directeur commercial reçoit ce message par mail :
Le directeur reçoit :
- Le sms d’origine
- La qualification de la demande : c’est véritablement cette étape qui était chronophage pour ce dernier. Il devait interroger sa BI pour obtenir cette information. Là, tout est déjà pré-traité pour lui faire gagner du temps
- Une proposition de réponse automatique
En cliquant sur “Respond”, il peut alors approuver (ou pas) la demande, puis même personnaliser le message qu’il souhaite envoyer à son commercial :
Dernière étape : le commercial reçoit la réponse par sms directement :
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